共有権限が乱れ、見直し方が分からない

共有権限が乱れていると、誰がどのフォルダやデータを使えるのか分かりにくくなります。
その結果、必要以上の権限が残ったり、削除してよいか判断できなかったりして、見直しが進みにくくなります。

アーテック福岡では、共有先、権限の種類、利用目的、変更履歴を確認します。
必要な権限と不要な権限を分け、見直しや変更の判断がしやすい状態へ整えます。

よくあるつまずき

• 共有先や権限の一覧がなく、現状を確認しにくい
• 付与した理由や承認した人が分からない
• 個別に付けた権限が増え、基準が分かりにくい
• 変更履歴が残らず、どの変更が影響したか追えない

進め方

• 共有先、権限の種類、共有範囲を確認する
• 必要な権限、不要な権限、確認が必要な権限を分ける
• 権限を変更する場合は、影響範囲と承認者を確認する
• 例外的な権限は、理由と見直し時期を記録する
• 変更内容、確認結果、次回の見直し時期を記録する

こうなれば運用が回ります

• 誰が何を使えるかが見え、権限を見直しやすくなる
• 個別に増えた権限や管理漏れを減らしやすくなる
• 記録をもとに、次回以降の棚卸しや変更に活かせる