同じファイルが複数あり、最新版が分からない

同じファイルが複数の場所にあると、どれが最新版なのか分かりにくくなります。
その結果、古い資料を使ったり、別々に修正した内容が混ざったりして、確認や手戻りが増えやすくなります。

アーテック福岡では、現在の保存場所、ファイルの重複、更新状況、利用している部署や担当者を確認します。
正として使うファイルと保管用のファイルを分け、最新版を確認しやすい状態へ整えます。

よくあるつまずき

• 同じファイルが複数のフォルダに保存されている
• どのファイルが最新版か分からず、確認に時間がかかる
• 担当者ごとに別々のファイルを更新している
• 古い資料や確認用のコピーが残り続けている

進め方

• 現在の保存場所と、重複しているファイルを確認する
• どのファイルを正として使うかを決める
• 作業用、共有用、保管用のファイルを分ける
• 古いファイルや確認用コピーの扱いを整理する
• 保存場所、最新版、変更内容を記録する

こうなれば運用が回ります

• 最新版のファイルを確認しやすくなる
• 古い資料を使うミスを減らしやすくなる
• 記録をもとに、保存場所や管理方法を見直しやすくなる