フォルダが増えすぎ、必要な資料を探せない

フォルダが増えすぎると、必要な資料をどこに保存したのか分かりにくくなります。
その結果、探す時間が増え、同じ資料を作り直したり、古い資料を使ったりすることがあります。

アーテック福岡では、現在のフォルダ構成、よく使う資料、保管だけの資料、重複しているデータを確認します。
業務で使う場所と保管する場所を分け、探しやすく、見直しやすい状態へ整えます。

よくあるつまずき

• フォルダが増えすぎて、どこに保存したか分からない
• フォルダ名や分類のルールが人によって違う
• 使う資料と保管だけの資料が同じ場所に混ざっている
• 古い資料や確認用コピーが残り続けている

進め方

• 現在のフォルダ構成と、よく使う資料を確認する
• 業務で使う資料、保管する資料、整理が必要な資料を分ける
• フォルダ名、保存場所、管理する人を整理する
• 重複している資料や古い資料の扱いを決める
• 変更内容、整理した場所、次回の見直し時期を記録する

こうなれば運用が回ります

• 必要な資料を探しやすくなる
• 古い資料や重複ファイルを減らしやすくなる
• 記録をもとに、フォルダ構成を見直しやすくなる