使うデータと保管データが混ざっている

日々使うデータと、保管しておくデータが同じ場所に混ざっていると、必要な資料を探しにくくなります。
その結果、古い資料を使ったり、残すべきデータを誤って動かしたりする不安が出やすくなります。

アーテック福岡では、現在使っているデータ、保管しておくデータ、整理が必要なデータを確認します。
業務で使う場所と保管する場所を分け、迷わず使える保存環境へ整えます。

よくあるつまずき

• 日々使うデータと保管用データが同じ場所にある
• 古い資料、確認用コピー、最新版が混ざっている
• どこまで残すべきか分からず、整理が進まない
• 保存場所を変えた理由や整理内容が記録に残っていない

進め方

• 現在の保存場所と、使っているデータを確認する
• 業務で使うデータ、保管するデータ、整理が必要なデータを分ける
• 保存場所、フォルダ名、管理する人を整理する
• 古い資料や確認用コピーの扱いを決める
• 変更内容、整理した場所、次回の見直し時期を記録する

こうなれば運用が回ります

• 日々使うデータを探しやすくなる
• 保管用データと混ざりにくくなる
• 記録をもとに、保存場所や整理方法を見直しやすくなる