営業データの共有とバックアップを見直した支援実例
営業に必要な資料を見たい時に、すぐ見られない。
必要なファイルがどこにあるのか分からず、仕事が思うように進まない。
最初から特定の機器やシステムを入れたいという相談ではありませんでした。
現場で起きていたのは、仕事を進めるために必要なデータへ、必要な人がすぐにたどり着けないという問題でした。
個人任せになっていた営業データ
当時、営業関係のデータは、個人のパソコンや外部媒体など、複数の場所に分かれて保存されていました。
見積書、顧客情報、契約書、商品資料など、営業活動に必要な書類が、担当者ごとに別々の場所へ保存されている状態です。
その人がいれば確認できる。
でも、その人が不在だと見られない。
どこに何があるのか、他の人には分かりにくい。
営業部署にとっては、必要な資料を探す時間がかかる状態でした。
総務担当者にとっても、どのデータを管理し、どのデータをバックアップすべきかが見えにくく、不安が残る状態でした。
共有とバックアップを分けずに見直す
この状態に対して、当社では、データ共有とバックアップを別々の問題として扱わず、まとめて見直すことを提案しました。
必要な資料を見やすくするだけなら、保存場所をひとつ作るだけでも一見対応できそうに見えます。
しかし、業務データが個人任せのまま残っていれば、どこまでを会社として管理するのか、何をバックアップ対象にするのかが曖昧なままになります。
そこで、営業で使うデータを会社として扱える場所へ集め、必要な人が確認できる状態にすること。
あわせて、管理対象となるデータを分かりやすくし、バックアップの確認もしやすくすること。
この2つを同時に進める方針にしました。
先に決めたのは、データの扱い方
実際にデータを移す前に、まず社内での扱い方を決めました。
単なる保存場所の話ではありません。
会社の情報をどこに置くのか。
誰が見られるのか。
誰が管理するのか。
担当者が変わった時に、どう引き継ぐのか。
こうした情報管理の考え方を、社内ルールとして整理しました。
特に営業部署には、細かな管理の仕組みよりも、まず「業務データを個人のパソコン内だけに置かない」という考え方を伝えることを重視しました。
個人のパソコンにだけデータがあると、そのパソコンが使えない時に仕事が止まりやすくなります。
会社として管理できる場所に置いておくことで、別の端末でも業務を再開しやすくなります。
この点を、現場にとって分かりやすいメリットとして共有しました。
社内で運用できる形へ
ルールを決めたうえで、営業部署と総務担当者が使いやすい形に合わせて、データの置き場所と利用範囲を整理しました。
全員が同じものを見られるようにするのではなく、業務に必要な範囲で見られる場所を分け、会社として管理しやすい形にしました。
進め方も、外部業者が現場へ直接細かく指示を出す形にはしていません。
社内の総務担当者を軸にして運用できるようにし、現場から質問が出た場合は、総務担当者を通じて当社へ確認が来る流れにしました。
この形にしたことで、外部に任せきりにするのではなく、社内で日常的に扱える運用へ近づけることができました。
バックアップ対象を確認しやすくする
データの置き場所を整理したことで、バックアップすべき範囲も確認しやすくなりました。
バックアップは、機器を用意すれば終わりではありません。
どのデータが対象なのか。
どこに保存すれば対象になるのか。
誰が確認するのか。
ここが曖昧なままだと、必要な時に必要なデータが残っていない可能性があります。
今回は、会社として管理する場所を明確にしたうえで、総務担当者が定期的に確認できる運用へつなげました。
運用手順を残し、相談できる状態へ
仕組みを作ったあと、当社で運用手順をまとめ、総務担当者とすり合わせを行いました。
日常的な確認は総務担当者が行い、分からないことやトラブルがあった時には、当社へ相談が入る形です。
すべてを外部が抱え続けるのではなく、社内でできることは社内で行う。
必要な時に、外部の支援先として確認や対応を行う。
この役割分担を作ることで、日々の運用に戻しやすい状態にしました。
支援後の変化
営業担当者からは、必要な資料を探しやすくなり、仕事を進めやすくなったという声がありました。
総務担当者にとっても、管理すべきデータの場所が見えやすくなり、データ損失への不安を減らすきっかけになりました。
データ共有は、単に保存場所を作れば終わるものではありません。
どこに保存するのか。
誰が使うのか。
誰が管理するのか。
何を確認するのか。
そこまで決めて初めて、会社の情報を日々の業務で使いやすく、管理しやすい状態に近づけることができます。
この実例で行った支援
- 営業データの保存状況の確認
- 営業部署と総務担当者が抱えていた課題の整理
- データ共有とバックアップをあわせた見直し
- 情報の扱い方に関する社内ルールづくり
- 業務データの置き場所と利用範囲の整理
- バックアップ対象を確認しやすくする運用づくり
- 総務担当者向けの運用手順整理
- 運用開始後の問い合わせ対応
関連する支援領域
データ管理・IT運用
データの保存先、共有方法、アクセス権限、バックアップ、運用ルールを確認し、会社の情報を扱いやすく、管理しやすい状態へ近づけます。
業務改善・IT顧問
営業部署や総務担当者が、必要な資料を探すために時間を取られないよう、業務の流れに合わせてデータの扱い方を整理します。
IT環境整備
社内でデータを扱うために必要な機器や利用環境を確認し、実際の業務で使える状態へ整えます。
ご相談について
社内のデータが個人のパソコンや外部媒体に分かれている場合、必要な資料をすぐ見られないだけでなく、バックアップ対象も分かりにくくなります。
営業資料、顧客情報、契約書、商品資料など、会社の重要なデータをどこに保存し、誰が使い、どのように確認するのか。
アーテック福岡では、現在の使い方を確認するところから、会社の規模に合ったデータ共有と運用づくりを支援しています。
