業務PCの入替と運用を見直した支援実例
Windowsのサポート終了が近づく中で、業務用パソコンの更新が必要になった事例です。
対象になったのは、毎日の業務で使っているパソコンでした。
そのため、単に古い機器を新しいものへ入れ替えるだけでは済みませんでした。
Windows 11へ対応できるか。
今使っている業務ソフトが新しい環境でも使えるか。
旧PCで使っていたデータや設定を、新しいPCへどう移すか。
確認すべきことが多く、社内だけで一台ずつ判断しながら進めるには、負担の大きい状況でした。
まず対象PCを確認する
最初に行ったのは、対象となるパソコンの確認です。
どのパソコンがWindows 11へアップグレードできるのか。
どのパソコンは入替が必要なのか。
現在使っている業務ソフトは、新しい環境に対応しているのか。
こうした点を確認したうえで、対応方針を分けました。
アップグレードできるパソコンは、順次アップグレードを進める。
入替が必要なパソコンは、計画を立てて段階的に更新する。
すべてを一度に入れ替えるのではなく、使えるものは活かしながら、必要なものを順番に切り替える流れにしました。
一度に止めず、計画的に進める
対象台数が多い場合、すべてを一気に入れ替えると、費用面でも業務面でも負担が大きくなります。
そのため、入替が必要なパソコンについては、時期と台数を分けて進めることにしました。
まず繁忙期を避ける。
次に優先順位を決める。
そのうえでスケジュールを組む。
同じ部署のパソコンを一斉に入れ替えると、その部署の業務が止まりやすくなります。
今回は、部署内でも順番を分け、通常業務への影響を抑えながら進めました。
パソコンの入替は、機器だけを見て進めるものではありません。
使う人、入れ替える機材、かけられる費用。
この3つのバランスを取りながら進めることが大切です。
旧PCの業務環境を新PCへ移す
対象のパソコンは、一人一台で使われている業務端末でした。
そのため、新しいパソコンを用意するだけでは、業務は再開できません。
旧PCで使っていた業務環境を、新しいPCでも使えるようにする必要がありました。
業務データ、業務ソフト、メール、プリンター、ネットワーク、セキュリティ、各種アプリ、共有データへの接続など、日々の業務に必要な環境を確認しながら移行しました。
細かな作業内容は公開していませんが、重視したのは、利用者が新しいPCでも普段の仕事を始めやすい状態にすることです。
通常業務の流れで確認する
入替やアップグレードのあとには、利用者に実際の通常業務をたどってもらい、動作を確認しました。
電源が入るかどうか。
インターネットにつながるかどうか。
それだけでは、業務で使える状態かどうかは分かりません。
いつもの業務ソフトが使えるか。
必要なデータが見られるか。
メールや印刷、共有データへの接続に問題がないか。
普段の作業が、新しい環境でも進められるか。
実際の業務の流れで確認することで、利用開始後の手戻りを減らしやすくなります。
社長や総務担当者の負担を減らす
台数の多いPC入替では、社長や総務担当者に細かな負担が集中しやすくなります。
どのパソコンを対象にするのか。
どれを残し、どれを入れ替えるのか。
どの順番で進めるのか。
利用者との調整をどうするのか。
作業後に問題が出た場合、誰が確認するのか。
今回は、こうした調整や作業を当社側で担うことで、社長や総務担当者が一台ずつ判断・調整する負担を減らしました。
社内側では、主に進捗の確認や変更連絡を受ける形になり、日常業務を続けながら入替を進めやすい状態になりました。
入替後も管理できる状態へ
パソコンの入替後には、PC台帳を更新しました。
どのパソコンを入れ替えたのか。
どの端末が新しい環境になったのか。
今後、保守や点検の際にどこを確認すればよいのか。
作業して終わりではなく、記録を残すことで、次回の確認や保守につなげやすくなります。
継続支援の中でPC台帳を整えておくと、サポート終了対応や機器更新の際にも、対象の把握や進捗管理がしやすくなります。
支援後の変化
新しいパソコンでも、利用者は普段の業務を再開しやすくなりました。
機材が新しくなったことで、動作の遅さや古い機器への不安が減り、日々の作業を進めやすくなった面もあります。
今回の支援で大切にしたのは、単にパソコンを新しくすることではありません。
資金面で無理が出にくいように計画を立てること。
利用者の業務停止時間をなるべく短くすること。
利用開始後に不備や手戻りが出にくいよう、移行後の確認まで行うこと。
業務用パソコンの入替は、機器だけの問題ではありません。
使う人、入れ替える機材、かけられる費用のバランスを見ながら、計画的に進めることが大切です。
この実例で行った支援
- 対象PCの確認
- Windows 11対応可否の確認
- 業務ソフトの対応状況確認
- アップグレード対象と入替対象の整理
- 入替計画とスケジュールの調整
- 繁忙期を避けた段階的な切替
- 旧PCの業務環境を新PCへ移行
- 利用者による通常業務での動作確認
- 社長・総務担当者の調整負担軽減
- 入替後のPC台帳更新
- 利用開始後の確認・フォロー
関連する支援領域
IT環境整備
業務用パソコンの入替、初期設定、データ移行、周辺機器やネットワーク接続の確認など、日常業務で使える状態まで整えます。
データ管理・IT運用
旧PCから新PCへの移行や、共有データへの接続確認、入替後の管理記録など、業務データを扱いやすくするための運用を支援します。
業務改善・IT顧問
機器更新を単なる買い替えで終わらせず、業務への影響、費用面、利用者の負担を確認しながら、会社に合った進め方を整理します。
ご相談について
Windowsのサポート終了や業務用パソコンの老朽化は、直前になってから対応すると、費用面でも業務面でも負担が大きくなりやすいものです。
どのパソコンを残せるのか。
どのパソコンは入替が必要なのか。
業務ソフトやデータ移行に問題はないのか。
どの順番で進めれば、日常業務への影響を抑えられるのか。
アーテック福岡では、現在の利用状況を確認するところから、業務を止めにくいPC入替計画と運用づくりを支援しています。
