社内PC管理を見える化し、継続保守につなげた支援実例
社内のパソコン管理が使用者ごとに任され、社長が全体を把握しきれなくなっていた会社で、パソコンの洗い出し、台帳化、危険端末の確認、管理・保守体制づくりまで支援した実例です。10年以上継続しています。
当初は、社長ご自身が社内のパソコン管理を担っていました。会社の規模が小さいうちは、それでも何とか対応できていました。
しかし、社長には本業があります。日々の業務を進めながら、社員のパソコンの状態を確認し、セキュリティ対策を見て、不調時の相談にも対応する。最初はできていたことも、仕事が忙しくなるにつれて、少しずつ手が回らなくなっていました。
その結果、パソコンの管理は使用者ごとに任されるようになり、誰が、何を、どのように使っているのか、会社として把握しづらい状態になっていました。
社長も危ない状態だとは感じていましたが、日々の業務は何とか回っていたため、根本的な見直しを半ば諦めかけていました。
使用者任せになっていた社内PC
当時の社内パソコンは、使う人のリテラシーによって管理状態に大きな差がありました。
自分である程度管理できている人もいれば、とりあえず使っているだけの人もいる。ほとんど管理されていない端末もありました。
管理できている人が、管理できていない人へ助言しても、うまく受け止めてもらえない。パソコンの使い方や管理をめぐって、社内の空気も少し不穏になっていました。
この状態で社内の誰かが整理しようとすると、どうしても人間関係の問題になりやすくなります。
そこで当社は、社長から依頼を受けた外部の第三者として入り、まずは事実を確認するところから始めました。
社員の方には、監査や犯人探しではなく、社長の依頼で「パソコンを業務に活用していくためのお手伝い」として確認していることを説明しました。
まず行ったのは、台数・使用者・用途の洗い出し
最初に取り組んだのは、社内にあるパソコンの洗い出しです。
何台あるのか。
誰が使っているのか。
どの業務で使っているのか。
実際にどのような使い方をしているのか。
一台ずつ確認し、使用者へ聞き取りを行いながら、パソコン台帳を作成しました。
調べていくと、会社として把握されていない端末が複数見つかりました。中には、セキュリティ対策が入っておらず、管理する担当者もいない、会社の管理から外れた端末もありました。
パソコンが動いているかどうかだけを見れば、日々の業務は続いています。しかし、会社の情報を扱う端末として見ると、誰も状態を把握できていないこと自体が大きなリスクでした。
社長への報告と、管理体制の見直し
確認した内容は、社長へ報告しました。
どの端末が使われているのか。
どの端末が危ない状態なのか。
どのパソコンが管理対象から外れているのか。
状況を共有したうえで、社長と今後の進め方をすり合わせました。
その結果、いったん社内パソコン全体の管理とメンテナンスを、当社が担うことになりました。
そこからは、単に不具合が起きた時だけ対応するのではなく、パソコン台帳の更新、セキュリティ対策の確認、不要端末や危険端末の整理、基本メンテナンス、不調時の相談対応、入替判断まで、社内PC環境全体を見る形へ移行しました。
個人任せから、会社として見える管理へ
支援後は、社長が社内パソコンの状態を把握しやすくなりました。
誰がどのパソコンを使っているのか。
どの端末を管理対象にするのか。
どの端末は入替や整理が必要なのか。
不調が起きた時に、どこへ相談すればよいのか。
こうした情報が見えるようになったことで、使用者がそれぞれの好みで管理する状態は少しずつ減っていきました。何かあった時にも、外部から状況を確認し、社長へ助言できる状態になりました。
その後、会社の成長に合わせて従業員が増え、新しいパソコンが必要になるたびに、当社から業務用パソコンを納入し、使える状態にしてお渡しする流れができました。
現在も、定期保守契約として、パソコン環境の確認やメンテナンスを継続しています。
現在も続いている見直し
支援は、最初の台帳づくりや危険端末の整理で終わったわけではありません。会社の成長や業務環境の変化に合わせて、必要な見直しを続けています。
たとえば、Windowsのサポート終了に伴う機器の入替、セキュリティ対策の更新、データ共有の方法、社員が増えた時のパソコン追加、利用状況に合わせた設定確認などです。
一度整えた状態も、時間が経てば少しずつ変わっていきます。社員が増える。使うソフトが変わる。保存するデータが増える。古いパソコンが残る。セキュリティの前提も変わる。
そのため、現在は不具合が起きた時だけ対応するのではなく、点検し、必要な入替や設定変更を行い、また運用へ戻すという流れが続いています。
この実例で行った支援
- 社内パソコンの台数・使用者・用途の洗い出し
- パソコン台帳の作成
- セキュリティ対策状況の確認
- 管理されていない端末・危険端末の確認
- 社長への状況報告
- 不要端末・危険端末の整理
- 社内PC全体のメンテナンス
- 不調時の相談対応
- 新規パソコンの納入・初期設定
- 従業員増加に合わせたPC環境の追加整備
- Windowsのサポート終了に伴う機器入替
- セキュリティ対策の更新
- データ共有方法の見直し
- 定期保守契約による継続支援
関連する支援領域
IT環境整備
パソコン、周辺機器、ソフト、セキュリティなど、日々の業務に必要なIT環境を確認し、安定して使える状態に近づけます。
データ管理・IT運用
会社の情報を扱う端末や利用状況を確認し、属人化や抜け漏れを減らせるよう、台帳や運用ルールを整えます。
業務改善・IT顧問
社長や一部の担当者に集まりがちなIT判断を整理し、会社の状況に合った進め方を一緒に考えます。
ご相談について
社内のパソコン管理が使用者任せになっている場合、表面上は業務が回っていても、会社として把握できていないリスクが残っていることがあります。
誰が、何を、どのように使っているのか。
危ない端末が残っていないか。
不調時や入替時に、誰が判断するのか。
アーテック福岡では、現在の使い方を確認するところから、会社の規模に合ったIT環境づくりを支援しています。
