共有権限が乱れ、見直し方が分からない

共有フォルダーやクラウドストレージを使い続けていると、個人ごとに追加した権限や、一時的に設定した外部共有がそのまま残っていることがあります。

現在の設定を確認できても、なぜその権限が必要なのか、変更して業務に影響がないのかが分からなければ、見直しを進めることはできません。

共有先、権限の種類、利用目的、承認者を確認し、必要な権限と例外的な権限を分けたうえで、会社として管理できる状態へ戻していくことが大切です。

困りごとが起きる背景

共有権限は、入社や異動、担当業務の変更、取引先との共同作業などに合わせて追加されていきます。

急いで共有する必要があるときは、既存の設定を見直すより、対象者へ個別に権限を追加してしまうほうが早いこともあります。

そのような対応が積み重なっていくと、同じ役割の人でも利用できる範囲が異なったり、一時的に付けた権限がそのまま残ったりします。

また、誰が設定を変更できるのか、どの変更に承認が必要なのかが決まっていないと、担当者ごとに異なる考え方で権限が設定されてしまいます。

設定画面だけを見ても、付与した理由や業務上の必要性までは分かりません。

そのため、不要に見える権限があっても、業務への影響を判断できず、そのまま残りやすくなります。

よくあるつまずき

共有権限の見直しでは、次のようなことが起こります。

• 共有先や権限の一覧がない
• 個人への付与と、部署やグループへの付与が混在している
• 同じ役割の人でも利用できる範囲が異なる
• 閲覧、編集、削除、再共有の違いが整理されていない
• 権限を付けた目的や承認者が記録されていない
• 一時的に付けた権限がそのまま残っている
• 外部の関係者へ共有しているデータを把握できていない
• 権限を外した場合の業務への影響が分からない
• 誰が設定を変更できるのか決まっていない
• 変更履歴がなく、以前の状態を確認できない
• 見直しの基準がなく、担当者の判断に任されている

共有権限を整理するには、不要に見える設定をすぐに削除するのではなく、現在の利用状況と必要な理由をひとつずつ確認していく必要があります。

整備の進め方

まず、見直しの対象となる共有フォルダー、クラウドストレージ、業務データなどを確認します。

そのうえで、現在の共有先と権限を整理し、会社としての基準と異なる設定を洗い出していきます。

対象となる共有先を確認する

会社で利用している共有先を確認します。

主な対象は次のとおりです。

• 社内の共有フォルダー
• クラウドストレージ
• 業務ソフト内の共有データ
• 顧客情報や案件情報
• 見積、請求、会計に関するデータ
• 社内の手順書や管理資料
• 取引先や外部関係者と共有しているデータ

すべてを一度に細かく確認しようとせず、業務への影響が大きい情報や、利用者が多い共有先から整理していきます。

現在の共有範囲を確認する

対象ごとに、誰が利用できるのかを確認します。

個人名だけでなく、部署、役割、社外の関係者など、どの単位で共有されているかを整理します。

利用できるかどうかだけでなく、次のような操作の違いも確認します。

• 閲覧できる
• 新しいデータを追加できる
• 内容を変更できる
• データを削除できる
• ほかの人へ共有できる
• 権限そのものを変更できる

具体的な権限の名称や設定方法は、利用しているサービスと現在の構成を確認したうえで確定します。

権限が必要な理由を確認する

現在設定されている権限について、業務上の目的を確認します。

「以前から付いている」「詳しい人だから」といった理由だけで済ませず、担当業務のどの作業に必要なのかを一つひとつ整理していきます。

確認できない権限は、すぐに不要と判断せず、次のように分けます。

• 現在の業務に必要な権限
• 不要と確認できた権限
• 必要性を追加確認する権限
• 一定期間だけ必要な権限
• 外部関係者へ付与している権限

付与した理由が分からないものについては、確認する人と期限を決めておきます。

共有権限の基準を決める

役割や業務に応じて、基本となる共有範囲を決めます。

例えば、同じ部署で共通して必要なもの、担当者だけが利用するもの、承認された人だけが変更できるものを分けます。

個人ごとの例外設定を完全になくすことが目的ではありません。

例外が必要な場合は、理由、承認者、対象範囲、見直す時期を記録し、通常の権限とは区別しておきます。

変更による影響を確認する

権限を変更すると、必要なファイルを開けなくなったり、更新や共有ができなくなったりする場合があります。

変更前に、次の内容を確認しておきます。

• 変更する対象
• 現在の利用者
• 変更する権限
• 変更する理由
• 影響を受ける業務
• 変更を承認する人
• 変更後に確認する操作
• 問題が起きた場合の確認先

重要なデータの削除権限、管理権限、外部共有などは、作業者だけで判断せず、社内の承認を得てから変更します。

権限を変更して結果を確認する

複数の設定をまとめて変更してしまうと、どの変更が業務に影響したのか分かりにくくなります。

対象と影響を確認しながら一つずつ変更し、必要な業務を継続できるかを確認していきます。

変更後は、次の両方を確認します。

• 不要な利用や操作ができなくなったこと
• 必要な業務は引き続き行えること

確認できていない項目がある場合は、完了扱いにせず、未確認事項として記録しておきます。

変更内容を記録する

権限を変更した後は、現在の一覧を更新します。

記録には、必要に応じて次の内容を残しておきます。

• 変更日時
• 対象となる共有先
• 変更前と変更後の権限
• 変更理由
• 承認者
• 作業した人
• 変更後の確認結果
• 例外の有無
• 次回の見直し時期

設定した人の記憶だけに頼らず、後から変更の理由と結果を確認できるようにしておきます。

整備後に目指す状態

共有権限が整理されていれば、誰がどの情報を、どの範囲まで利用できるのか確認しやすくなります。

同じ役割の人に必要な権限がそろい、個別に付けた例外も区別できるようになります。

権限の追加や変更が必要になった場合も、会社で決めた基準と承認方法をもとに判断できます。

また、変更理由と確認結果が記録されていれば、後から設定が変わった経緯をたどりやすくなります。

大切なのは、設定画面を見ただけで判断するのではなく、利用目的と基準をもとに共有権限を見直せる状態にしておくことです。

その場限りで終わらせないために

共有権限は、一度整理したとしても、人や業務、取引先、利用サービスの変更によって、また少しずつ増えていきます。

入社、異動、退職、業務変更、外部との共同作業が発生したときに、権限を確認する手順を決めておきます。

一時的な権限や外部共有には見直し時期を設定し、必要性を確認できるようにしておきます。

個別の権限が増えてきた場合は、その都度変更するだけでなく、役割ごとの基準や共有方法そのものに見直しが必要かどうかを確認します。

アーテック福岡では、共有権限を個別に変更するだけでなく、共有先、利用目的、権限の基準、承認、例外の扱い、変更履歴までを会社のIT環境整備として整えていきます。