共有方針が揺れ、権限設計が決められない

共有方針が揺れる状態では、置き方と運用の前提が揃わず、権限設計の判断が止まりやすくなります。結果として、例外対応が増え、導入計画と移行段取りが固まりません。

デジタル環境づくりの一部として、共有と権限は「共有の目的→置き方の基準→最小権限→例外手順→記録」の順で要件化します。これにより、比較の軸が明確になり、導入判断と計画が進めやすくなります。

よくあるつまずき

• 共有の目的（保管・共同作業・参照）が混在し、方針がぶれる
• フォルダ構成や命名が人任せになり、管理単位が定まらない
• 付与理由や期限が残らず、権限の過不足が判断できない
• 例外が積み上がり、標準が形骸化する

進め方

• 共有の目的を「保管」「共同作業」「配布・参照」に分け、置く場所の役割を固定する
• 置き方の基準を「命名」「階層の深さ」「更新責任（誰が管理するか）」で明文化する
• 権限は「役割ごとの最小権限」「承認ルート」「期限（見直し時点）」で基準化する
• 例外は「申請（または合意）→承認→期限→記録」に揃え、責任分界を明確にする
• 記録を1か所に集約し、「共有方針」「権限の理由」「決定事項」「変更履歴」を残して導入計画に接続する

こうなれば運用が回ります

• 共有方針と置き方が揃い、権限設計が決めやすい
• 最小権限と例外手順が定まり、運用がぶれにくい
• 記録と変更履歴が残り、移行と見直しが継続できる