連絡が分散し、タスク漏れが起きる

連絡が分散する状態では、依頼・合意・決定の情報が追えず、タスクの抜け漏れや二重対応が起きやすくなります。結果として、優先度の判断が都度変わり、運用が属人化します。

デジタル環境づくりの一部として、連絡とタスクは「入口の統一→情報の型→責任分界→記録→見直し」の順で設計します。これにより、比較・選定の段階でも運用要件が明確になり、導入後の手戻りを減らせます。

よくあるつまずき

• 連絡手段が複数になり、最新の決定が分からない
• 依頼の条件（期限・完了条件）が曖昧で、抜け漏れが増える
• 担当と確認者が不明確で、止まりやすい
• 記録が残らず、同じ論点のやり取りが繰り返される

進め方

• 入口を一本化し、「依頼」「相談」「決定」「共有」を区分して流すルールを固定する
• 連絡の型を「目的→期限→完了条件→次の一手」に揃え、依頼の抜けを防ぐ
• タスク化の基準を決め、「誰が」「いつまでに」「何を」「どの状態で完了」を明文化する
• 責任分界を「起票者」「担当者」「確認者」「決定者」に分け、割当の手順を固定する
• 記録を1か所に集約し、決定事項と変更履歴を残して定例で振り返る

こうなれば運用が回ります

• 連絡の入口と型が揃い、タスク漏れが減る
• 責任分界が明確になり、確認待ちで止まりにくい
• 記録と変更履歴が残り、運用が継続的に改善される