二重入力が残り、手戻りが減らせない

二重入力が残る状態では、同じ情報を複数箇所へ転記するたびに差分が生まれ、確認と修正が増えて手戻りが発生しやすくなります。結果として、作業時間が増え、改善や自動化に回す余力が削られます。

デジタル環境づくりの一部として、二重入力は「情報の正本を決める→入力の入口を揃える→連携・自動化→例外管理→記録」の順で運用に落とします。これにより、差分の発生を抑え、手戻りを継続的に減らせます。

よくあるつまずき

• 正本（どれが最新か）が決まらず、転記が増え続ける
• 入力のタイミングと担当がばらつき、差分が発生する
• 例外対応が都度判断になり、手順が形骸化する
• 修正履歴が残らず、原因の切り分けが進まない

進め方

• 情報を「正本（一次）」「参照（読むだけ）」「出力（帳票・通知）」に区分し、正本を固定する
• 入力の入口を揃え、「誰が・いつ・どこへ入力するか」を手順として固定する
• 連携・自動化は正本からの反映を前提にし、手入力が残る箇所を最小化する
• 例外は「条件」「承認」「期限」「記録」をセットにし、責任分界を明確にする
• 記録を1か所に集約し、「差分の発生」「修正内容」「再発防止」を定例で振り返って改善する

こうなれば運用が回ります

• 正本が固定され、差分と手戻りが減る
• 入力手順が揃い、確認作業が軽くなる
• 記録と定例改善で、自動化が継続的に積み上がる