集計が手作業で、締切に間に合わない

集計が手作業の状態では、転記・突合・整形の工程が増え、ミス確認と差し戻しで手戻りが発生しやすくなります。結果として、締切前に作業が集中し、判断と提出が遅れます。

デジタル環境づくりの一部として、集計は「入力の入口を揃える→正本を固定する→自動集計→例外管理→記録で改善」の順で運用に落とします。これにより、締切依存を減らし、集計を継続的に安定させられます。

よくあるつまずき

• 入力元が複数あり、整合確認（突合）に時間がかかる
• 集計条件が属人化し、担当交代で再現できない
• 例外処理が都度判断になり、手順が増え続ける
• 修正履歴が残らず、同じ手戻りが繰り返される

進め方

• 入力の入口を一本化し、「誰が・いつ・どこへ入力するか」を手順として固定する
• 情報を「正本（一次）」「参照（読むだけ）」「出力（報告・提出）」に区分し、正本を決める
• 集計条件を「対象」「期間」「集計単位」「例外条件」で固定し、判断基準として文章化する
• 自動集計は正本からの反映を前提にし、手作業を「例外だけ」に寄せて最小化する
• 記録を1か所に集約し、「例外の内容」「修正理由」「再発防止」を定例で振り返って改善する

こうなれば運用が回ります

• 入力と正本が揃い、突合と手戻りが減る
• 集計条件が固定され、締切前の属人作業が減る
• 記録と定例改善で、自動集計が継続的に強くなる