迷惑メールが多く、処理が追いつかない

迷惑メールが多い状態では、受信処理が業務を圧迫し、誤クリックや見落としのリスクが高まります。結果として、現場の場当たり対応が増え、対策の判断基準と運用ルールが育ちません。

デジタル環境づくりの一部として、迷惑メール対策は「入口で減らす」「例外を管理する」「記録して改善する」を運用に落とします。これにより、処理負荷を下げながら、再発を抑える見直しが継続できます。

よくあるつまずき

• フィルタ設定が場当たりで、例外対応が増え続ける
• 迷惑メールの種類が整理されず、対策が積み上がらない
• 許可（ホワイトリスト）運用が属人化し、判断がぶれる
• 設定変更の記録がなく、戻す判断が遅れる

進め方

• 迷惑メールを「なりすまし」「添付・リンク」「営業・広告」「誤判定」に分類し、対応方針を固定する
• 入口対策の運用を「既定のブロック」「隔離」「通知」の役割に分け、判断基準を明文化する
• 例外（許可）対応は申請・理由・期限をセットにし、責任分界を明確にする
• 設定変更は「目的→影響範囲→実施→確認→記録」の順で手順化し、変更履歴として残す
• 定例で状況を振り返り、「減った／増えた」「誤判定」「例外の棚卸し」を行い、改善を継続する

こうなれば運用が回ります

• 入口で減り、現場の処理負荷が下がる
• 例外が管理され、判断が属人化しにくい
• 記録と変更履歴が残り、改善が継続的に積み上がる