共有の置き方が定まらず、移行が進まない

共有の置き方が定まらない状態では、移行先の設計が決めきれず、ファイルの整理と権限の判断が止まりやすくなります。結果として、現行と新環境が併存し、運用負荷と問い合わせが増えやすくなります。

デジタル環境づくりの一部として、共有は「目的の整理→置き方の基準→権限設計→移行段取り→記録」の順で運用に落とします。これにより、迷いどころが減り、移行が進めやすくなります。

よくあるつまずき

• 共有の目的（保管・共同編集・参照）が混在し、置き方がぶれる
• フォルダ構成が人任せになり、探せない・増え続ける状態になる
• 権限が整理できず、最小権限の判断が止まる
• 移行ルールがなく、重複・欠落・最新版の混乱が起きる

進め方

• 共有の目的を「保管」「共同作業」「配布・参照」に分け、置く場所の役割を固定する
• 置き方の基準を「命名」「階層の深さ」「更新責任（誰が管理するか）」で明文化する
• 権限は「役割ごとの最小権限」「例外の条件」「承認ルート」を決め、責任分界を明確にする
• 移行は「対象棚卸し→仕分け→移行→確認→切替→記録」の段取りにし、作業後確認を必須化する
• 記録を1か所に集約し、「構成」「権限の理由」「移行ルール」「変更履歴」を残して更新に備える

こうなれば運用が回ります

• 置き方の基準が揃い、共有の迷いが減る
• 権限が整理され、最小権限の判断が進む
• 段取りと記録が残り、移行後の運用が安定する