セキュリティ対策

迷惑メールが多く、確認に時間がかかる

迷惑メールが多い状態が続くと、必要なメールを探すだけでも時間がかかってしまいます。

件名や送信元を一件ずつ確認する作業が増え、取引先からの連絡を見落としたり、不審なメールをうっかり開いてしまったりする不安も大きくなります。

現在の受信状況、迷惑メールの種類、メールサービスの設定、例外として許可している送信元を確認し、入口で減らす設定と日々の確認方法を整えていくことが大切です。

困りごとが起きる背景

会社のメールアドレスは、問い合わせ、取引先との連絡、各種サービスへの登録など、さまざまな用途で使われます。

利用期間が長くなるほど、広告、営業案内、なりすまし、不審な添付ファイルを含むメールなど、業務に不要なメールが増えていくことがあります。

迷惑メール対策の設定があっても、すべての不要なメールを自動で正しく分けられるとは限りません。

必要なメールが迷惑メールとして振り分けられてしまう場合もあるため、受信を減らすことだけを優先すると、取引先や顧客からの連絡を確認できなくなる可能性があります。

また、メールが届かないたびに送信元を個別に許可していくと、例外設定が増えていき、何をどの理由で変更したのか分からなくなってしまいます。

よくあるつまずき

迷惑メールの確認や設定では、次のようなことが起こります。

迷惑メールが多く、必要なメールを探しにくい
件名や送信元を一件ずつ確認する作業が増えている
必要なメールが迷惑メールへ振り分けられている
不審なメールと通常の案内メールを区別しにくい
同じ種類の迷惑メールが繰り返し届いている
利用者ごとに振り分け方や削除の基準が異なる
フィルタや受信拒否の設定が個別対応になっている
許可した送信元と、その理由が記録されていない
迷惑メールをどこまで確認してから削除するか決まっていない
不審なメールを受け取ったときの報告先が分からない
設定変更後に必要なメールが届くか確認していない
担当者が変わると、現在の設定や例外を把握できない

迷惑メールを一件ずつ削除するだけでは、日々の確認負担はなかなか減りません。

どの種類のメールが多いのかを確認し、設定で減らすもの、人が確認するもの、個別に許可するものを分けていく必要があります。

整備の進め方

まず、現在利用しているメールアドレス、メールサービス、受信状況を確認します。

そのうえで、迷惑メールの種類と量、現在の設定、必要なメールの誤判定、例外設定の有無を整理していきます。

対象となるメール環境を確認する

会社で利用しているメールアドレスと用途を確認します。

例えば、次のようなものです。

従業員ごとのメールアドレス
問い合わせ受付用のアドレス
代表アドレス
請求や注文を受けるアドレス
Webサイトに掲載しているアドレス
複数人で確認する共有アドレス
各種サービスへの登録に使っているアドレス

誰が確認しているのか、どの端末やソフトで受信しているのかもあわせて整理します。

同じアドレスを複数人で確認している場合は、削除や振り分けの状態が利用者間で共有されているかを確認します。

迷惑メールの種類を確認する

届いている迷惑メールを、内容や送信元の傾向ごとに分けていきます。

主な確認対象は次のとおりです。

広告や営業案内
利用していないサービスからの通知
実在する会社やサービスを装ったメール
不審なリンクを含むメール
不審な添付ファイルを含むメール
同じ内容が繰り返し届くメール
送信元の表示と実際のアドレスが異なるメール
宛先や本文に不自然な点があるメール

すべてを同じ方法で処理しようとせず、設定で減らせるものと、内容を確認する必要があるものを分けます。

現在の振り分け設定を確認する

メールサービス、メールサーバー、利用しているメールソフトなどで、現在どのような振り分けが行われているかを確認します。

確認する内容には、次のようなものがあります。

迷惑メールの判定状況
迷惑メール用フォルダーへの振り分け
受信拒否の設定
送信元や件名を使った振り分け
許可している送信元
自動転送や共有の設定
隔離されたメールの通知
迷惑メールの保存期間や削除方法

利用できる機能や設定方法は、現在使用しているメールサービスや契約内容を確認したうえで確定します。

設定が複数の場所に分かれている場合は、どこで何を判定しているのかもあわせて整理します。

必要なメールの誤判定を確認する

迷惑メールを減らすだけでなく、必要なメールが正しく受信できているかを確認します。

特に、次のようなメールは見落としがないか確認します。

顧客からの問い合わせ
新しい取引先からの連絡
見積、注文、請求に関するメール
予約や申込みの通知
利用サービスからの重要な案内
パスワード変更やログインに関する通知
契約や支払いに関するメール

必要なメールが迷惑メールへ振り分けられた場合は、送信元、受信日時、振り分けられた理由として確認できる情報を記録しておきます。

送信元を許可すれば終わりにせず、許可する範囲と業務上の必要性を確認します。

例外設定を整理する

特定の送信元やメールを例外として許可する場合は、理由を記録しておきます。

主に次の内容を整理します。

許可する送信元
対象となるメールアドレス
許可が必要な理由
確認した人
設定を変更した人
設定した日時
影響を受ける利用者
次回の見直し時期

送信元の表示名だけを基準にせず、実際の送信元や利用目的を確認します。

必要性を確認できない例外設定は、推測だけで残したり削除したりせず、確認する人と期限を決めておきます。

日々の確認方法を決める

迷惑メールをどのように確認し、どの時点で削除するかを決めます。

例えば、次の内容を整理します。

誰が迷惑メール用フォルダーを確認するか
どの程度の頻度で確認するか
必要なメールを見つけた場合に何をするか
不審なメールを受け取った場合の報告先
判断できないメールをどのように扱うか
削除前に記録が必要なものは何か
同じメールが続く場合に誰へ確認するか

利用者へ「気をつける」ことだけを求めるのではなく、迷った場合の停止条件と確認先を決めておきます。

不審なリンクや添付ファイルについて判断できない場合は、その場で開かず、確認する人へ渡せる流れを整えておきます。

設定変更の影響を確認する

迷惑メール対策の設定を変更すると、必要なメールまで届かなくなる場合があります。

変更前に、次の内容を確認しておきます。

変更する設定
対象となるアドレスや利用者
変更する理由
必要なメールへの影響
変更を確認する人
変更後の確認方法
問題が起きた場合に戻す方法
実施する日時

複数の設定を一度に変更してしまうと、どの変更によって受信状態が変わったのか分かりにくくなります。

対象と確認方法を決めておき、変更後の状態を確認しながら進めます。

変更内容と結果を記録する

設定を変更した後は、迷惑メールが減ったかだけでなく、必要なメールが届いているかを確認します。

記録には、必要に応じて次の内容を残しておきます。

対象となるメールアドレス
変更前と変更後の設定
変更理由
承認または確認した人
作業した人
実施日時
変更後の受信状況
必要なメールへの影響
追加した例外
未確認事項
次回の見直し時期

設定変更後も同じ種類のメールが続く場合は、その内容を記録し、次の見直しに活かしていきます。

整備後に目指す状態

迷惑メールの種類と現在の設定が整理されていれば、何を設定で減らし、何を人が確認するのかを分けられます。

必要なメールが迷惑メールへ振り分けられた場合も、例外設定の理由と範囲を確認しながら対応できます。

日々の確認方法と報告先が決まっていれば、利用者ごとに異なる判断でメールを開いたり削除したりすることを減らせます。

また、設定変更の内容と結果が記録されていれば、担当者が変わった場合も、現在の設定や過去の判断を確認できます。

大切なのは、届いた迷惑メールを毎回手作業で処理するのではなく、設定、確認方法、例外管理を組み合わせて、必要なメールを確認しやすい状態にしておくことです。

その場限りで終わらせないために

迷惑メールの種類や送信方法は変わっていくため、一度設定して終わりにはできません。

同じ種類のメールが増えたとき、必要なメールが迷惑メールへ入ったとき、利用するアドレスや担当者が変わったときに、設定と確認方法を見直していきます。

例外として許可した送信元についても、現在も必要かを定期的に確認します。

確認負担が増えている場合は、削除作業を繰り返すだけでなく、どのメールが増えているのか、どの設定が機能しているのかを記録して見直します。

アーテック福岡では、迷惑メールを個別に削除するだけでなく、受信状況、振り分け設定、必要なメールの確認、例外の扱い、日々の確認手順、変更履歴までを会社のIT環境整備として整えていきます。