中小企業のIT環境整備とは
会社のITを、
止まりにくく、迷いにくく、
引き継げる状態へ。
パソコンやネットワークが動いているだけでは、
会社のIT環境が整っているとは限りません。
必要なデータがどこにあるのか。
誰がアカウントを管理しているのか。
トラブルが起きたとき、誰に連絡すればよいのか。
以前どのような設定や対応をしたのか。
こうしたことが分からない状態では、普段は使えていても、
機器の故障、担当者の変更、サービスの切替などをきっかけに、
業務が止まったり、判断に時間がかかったりします。
アーテック福岡が行う「中小企業のIT環境整備」は、
機器を導入することだけではありません。
会社のIT環境全体を確認し、必要なものを整え、
管理方法と対応内容を記録し、変化に合わせて見直せる状態をつくることです。
ITの困りごとは、会社全体につながっています。
パソコンの不調は、機器だけの問題とは限りません。
ネットワーク、業務ソフト、アカウント、データの保存場所、
バックアップなどが関係していることがあります。
メールやクラウドサービスの問題も、設定を直すだけではなく、
利用者、管理者、権限、契約内容、社内での使い方まで確認しなければ、
同じ混乱が繰り返されることがあります。
目の前の問題だけを個別に処理していると、
会社全体の状態が見えないまま、対応や契約が増えていきます。
中小企業のIT環境整備では、機器やサービスを一つずつ見るのではなく、
それぞれが業務の中でどのようにつながっているのかを確認します。
「整っている」とは、どのような状態か。
現在の状態が分かる
使用している機器、サービス、アカウント、データの保存場所、管理者などが把握されています。
何があり、誰が使い、誰が管理しているのかが分かることで、
入替えや設定変更が必要になったときに、確認から始める時間を減らせます。
業務が止まりにくい
機器の不調、通信障害、アカウントの問題などが起きたときに、
確認すべき場所と連絡先が整理されています。
すべてのトラブルを防ぐことはできませんが、事前に状態を把握し、
対応方法を決めておくことで、業務への影響を抑えやすくなります。
判断に迷いにくい
新しい機器やサービスを導入するときに、何を選ぶかだけでなく、
現在の環境との関係、管理方法、業務への影響を確認できます。
問題が起きてから急いで決めるのではなく、
必要性と優先順位を見ながら判断できる状態をつくります。
担当者が変わっても引き継げる
設定内容、契約情報、管理者、実施した対応などが記録されています。
特定の社員や支援会社だけが知っている状態を減らし、
担当者の変更や異動があっても、必要な情報を確認できるようにします。
変化に合わせて見直せる
会社のIT環境は、一度整えれば終わりではありません。
社員の増減、業務内容の変更、機器の老朽化、サービスの変更などにより、必要な環境も変わります。
現在の状態と過去の記録があれば、すべてを最初から調べ直さず、変化した部分を中心に見直せます。
新しいものを増やすことが目的ではありません。
IT環境整備というと、新しいパソコンやシステムを導入することだと思われるかもしれません。
しかし、現在の環境を確認しないまま新しいものを増やすと、
使い方や管理方法が複雑になり、かえって業務の負担が増えることがあります。
アーテック福岡では、まず現在の状態を確認します。
使えるものは活かし、必要なものだけを整えます。
すべてを一度に変更するのではなく、緊急性、業務への影響、費用、運用のしやすさを見ながら、進める順番を決めます。
高性能なものをそろえることではなく、会社の規模と業務に合った状態をつくることを重視しています。
トラブル対応だけで終わらせない。
目の前の不具合を解消することは必要です。
ただし、原因や対応内容が記録されず、管理方法も変わらなければ、同じ問題が再び起きることがあります。
そのため、対応後は必要に応じて次の点を整理します。
何が起きていたのか
どのような対応を行ったのか
現時点で未対応のものは何か
再発を減らすために何が必要か
次回、どの情報を確認すればよいか
一度の対応を、その場限りで終わらせず、次の判断や再発防止につなげます。
IT担当者がいない会社だからこそ、仕組みが必要です。
専任のIT担当者がいない中小企業では、
社長や総務担当者が、本来の業務と並行してITに関する判断を抱えていることがあります。
パソコンの入替え、メールの設定、ネットワークの不調、クラウドサービスの管理、バックアップ、セキュリティ。
それぞれを別々の会社へ相談していると、会社全体を把握する人がいない状態になりやすくなります。
中小企業のIT環境整備では、社内に専任担当者がいなくても、
現在の状態を確認できる
優先して対応することが分かる
管理する人と相談先が分かる
実施内容が記録されている
変化に合わせて見直せる
という状態を目指します。
デジ活メソッド®で、整備を進めます。
中小企業のIT環境整備を進めるための、アーテック福岡独自の実践フレームワークが「デジ活メソッド®」です。
現在の状態を診断し、優先順位を決め、必要なものを実装する。
実施した内容を記録し、点検と改善につなげる。
その場の判断だけに頼らず、整備を継続できるようにするための進め方です。
必要な支援を、会社の状態に合わせて。
整える必要がある範囲は、会社によって異なります。
パソコンやネットワークの整備が必要な会社もあれば、
データ管理、アカウント、バックアップ、業務の流れ、運用ルールの見直しが必要な会社もあります。
アーテック福岡では、現在の状態と優先順位を確認したうえで、必要な支援を組み合わせます。
実際の整備事例
機器の入替えだけでなく、データ移行、ネットワーク接続、アカウント管理、
運用方法などを含めて整えた事例をご紹介します。
まずは、現在の状態を見えるようにする。
何から整えればよいか分からない場合は、すぐに機器やサービスを選ぶ必要はありません。
まずは、現在使用している機器、サービス、データ、アカウント、管理方法、困りごとを確認します。
そのうえで、すぐに対応すること、順番に整えること、現時点では変更しないことを分けます。