業務ソフト・クラウド運用

ソフトの設定が人によって違う

同じ業務ソフトを利用していても、利用者ごとに設定や権限が異なると、画面表示や操作結果に違いが生じることがあります。

ある人には表示される項目が、別の人には表示されない。同じ手順で操作しても、保存先や出力結果が異なる。担当者が個別に設定を変更しており、なぜ違うのか分からない。こうした状態では操作方法を統一しにくく、不具合が起きたときの確認にも時間がかかります。

アーテック福岡では、利用者ごとの設定、権限、役割、変更履歴を確認します。全員で共通にする設定と、業務上の理由で個別に残す設定を分け、担当者が変わっても違いを確認できる状態に整えます。

よくあるつまずき

業務ソフトを利用している人と、担当している業務を確認します。主な確認項目は次のとおりです。

利用者名だけでなく、どの業務を行うために利用しているのかもあわせて整理します。

正常に利用できている人と、問題が起きている人の設定を比較します。確認する主な項目は次のとおりです。

違いがあること自体を問題とせず、業務上必要な違いかどうかを確認します。

確認した設定を、次のように分けます。

共通にする設定（同じ業務を行う利用者が、同じ手順で操作するためにそろえる設定）

役割ごとに分ける設定（承認者、入力担当者、閲覧者など、担当業務によって異なる設定）

個別に残す設定（特定の利用者や業務だけに必要な設定）

個別設定を残す場合は、対象者、理由、承認者、見直す時期を記録します。

利用者が業務に必要な操作を行えるか確認します。同時に、業務に不要な機能やデータへアクセスできる状態になっていないかも確認します。権限を変更する場合は、次の内容を整理します。

権限変更やアカウント設定は、承認内容と利用しているサービスの仕様を確認したうえで進めます。

設定を変更する前に、現在の状態を記録します。変更後は、実際の業務で使用する操作を確認します。主な確認項目は次のとおりです。

設定画面を変更しただけで完了とせず、必要な操作ができることまで確認します。

社内の操作手順がある場合は、実際の画面や設定と一致しているか確認します。設定変更によって画面や操作方法が変わった場合は、手順書も見直します。

手順書に合わせるためだけに無理に設定を変更せず、実際の業務に合う方法を確認したうえで統一します。

一時的な対応や特定の担当者だけに必要な設定を行う場合は、次の内容を記録します。

担当者の異動や業務変更があった場合は、設定や権限を継続する必要があるか確認します。

設定や権限を変更した場合は、次の内容を残します。

記録を一か所にまとめることで、後から設定差の理由を確認しやすくします。

利用者の役割や担当業務が異なれば、必要な設定や権限も異なります。重要なのは違いをなくすことではなく、なぜ違うのかを確認できる状態にすることです。

共通にする設定、役割ごとに分ける設定、個別に残す設定を整理しておくことで、不調時の確認や担当者変更時の引き継ぎを進めやすくなります。

アーテック福岡では、業務ソフトを個別に設定するだけでなく、利用者、役割、権限、操作手順、変更履歴までを会社のIT環境整備として整えます。

なお、実際に変更できる設定や権限の範囲は、利用している業務ソフトの仕様、契約内容、管理者権限を確認したうえで判断します。