アカウント管理

アカウントの一覧が整理できていない

メール、クラウドサービス、共有フォルダ、業務システムなどの利用が増えると、誰がどの情報へアクセスできるのかを把握しにくくなります。

権限の一覧や付与理由が残っていなければ、不要かどうかを判断できず、退職者や異動前の権限がそのまま残ることがあります。また、担当者の判断で個別の権限を追加していると、時間の経過とともに例外が増え、会社全体の状態が見えにくくなります。

アーテック福岡では、利用者・役割・対象となるシステムやデータを整理し、現在の権限を一覧にします。付与する基準、定期的な確認方法、例外の扱い、変更履歴を整え、担当者が変わっても棚卸しを続けられる状態を目指します。

よくあるつまずき

権限を次の3つに分けて整理します。

メール、クラウドサービス、共有フォルダ、業務システムなど確認する対象を決め、現在の状態を一か所で確認できるようにします。

所属や担当業務ごとに、必要なアカウントと利用範囲を整理します。全員へ同じ権限を付与するのではなく、業務に必要な範囲を基準とします。権限を付与する際の承認者、確認事項、見直す時期もあわせて決めます。

権限の確認を、次の順番で進めます。

確認する順番を決めることで、担当者ごとの進め方の違いや確認漏れを減らします。

通常の基準を超える権限が必要な場合は、次の内容を記録します。

期限や見直し時期が来たら、継続するか、変更するか、削除するかを確認します。

権限を付与、変更、削除した場合は、実施日・承認者・対応内容・確認結果を記録します。対応できなかったものや、追加確認が必要なものも未対応事項として残します。記録を一か所にまとめることで、現在の状態と過去の判断を確認しやすくします。

アカウントや権限は、入社、異動、退社、担当業務の変更、利用サービスの追加によって変わります。一度一覧を作っても、その後の変更が記録されなければ、時間とともに現在の状態と合わなくなります。

誰が、何を、なぜ利用できるのかを記録し、確認する時期と手順を決めることで、継続して見直せるようになります。

アーテック福岡では、権限を個別に変更するだけでなく、会社のIT環境の一部として、付与基準・承認・期限・棚卸し・変更履歴までを整えます。