アカウント管理

入退社や異動が続き、アカウントの無効化が漏れる

退社や異動、委託契約の終了時には、メール、クラウドサービス、共有フォルダ、業務システムなどの利用を停止または変更する必要があります。

しかし、依頼方法や実施期限が決まっていないと、一部のアカウントやアクセス権限が残ることがあります。また、急いで無効化すると、必要なメールやデータを引き継げない、業務で使用している共有設定へ影響が出るといった問題につながる場合があります。

アーテック福岡では、対象者・期限・利用中のサービス・引き継ぐ情報を整理したうえで、承認、無効化、影響確認、記録の流れを整えます。担当者の記憶だけに頼らず、必要な処理を確認できる状態を目指します。

よくあるつまずき

入社、異動、退社、休職、委託終了など、アカウント変更が必要になった理由を確認します。あわせて、次の日付を整理します。

申請日ではなく、実際に変更が必要な日を基準に対応期限を決めます。

対象者が利用しているものを確認します。

すべてを一律に削除するのではなく、無効化するもの、権限を変更するもの、引き継ぎが必要なものに分けます。

アカウントを無効化する前に、メールやデータの引き継ぎが必要かを確認します。必要な場合は、次の内容を決めます。

データの移動、アカウントの削除、権限の変更は、承認内容を確認してから実施します。

対応を次の順番で進めます。

処理を行っただけで終わらせず、必要なアクセスが停止または変更されていることまで確認します。

実施日、対象アカウント、変更内容、承認者、確認結果を記録します。すぐに処理できなかったものや、後日削除するものがある場合は、未処理事項として期限と担当者を残します。

記録を一か所にまとめ、無効化済みかどうかを後から確認できるようにします。

アカウントを使用できなくすることと、アカウントやデータを削除することは、同じではありません。利用しているサービスによっては、削除によってメールや保存データ、共有設定などへ影響が出る場合があります。

そのため、退社や異動が決まった時点ですぐに削除するのではなく、引き継ぐ情報、停止する時期、削除の要否を分けて確認する必要があります。

アーテック福岡では、アカウントを個別に停止するだけでなく、申請・承認・引き継ぎ・無効化・期限管理・実施記録までを会社のIT環境整備として整えます。