アカウント管理

IT資産台帳が古く、現在の状況を把握できない

パソコン、アカウント、クラウドサービスなどの情報が更新されていないと、会社が現在何を保有し、誰が利用しているのかを把握しにくくなります。

台帳と実際の利用状況が合っていなければ、パソコンの入替え、退職者のアカウント停止、契約サービスの見直しが必要になったときに、対象の確認から始めなければなりません。また、変更のたびに台帳を更新する仕組みがなければ、一度整理しても時間の経過とともに情報が古くなります。

アーテック福岡では、管理する対象と記録項目を整理し、入社・異動・退社・端末入替え・権限変更などをきっかけに台帳を更新する流れを整えます。定期的に実際の状態と照合し、担当者が変わっても現在のIT資産を確認できる状態を目指します。

よくあるつまずき

会社で管理するIT資産を整理します。主な対象は次のとおりです。

すべての情報を細かく記録するのではなく、入替え、停止、契約確認、問い合わせ対応に必要な項目を決めます。

機器、アカウント、利用サービスを確認し、利用者や管理者と結び付けます。確認できない情報や、実際の状態と一致しているか判断できないものは、未確認事項として分けます。推測で情報を埋めず、確認できた内容から台帳を整えます。

次のような変更があったときに、台帳を更新するルールを決めます。

変更作業と台帳更新を分けず、対応完了までの一つの手順として扱います。

更新を次の順番で進めます。

誰が台帳を更新し、どの状態になれば完了なのかを決めます。

台帳に記載されている内容と、実際に使用している機器、アカウント、サービスを照合します。差が見つかった場合は、次のように分けます。

棚卸しを確認だけで終わらせず、必要な対応と期限につなげます。

台帳を変更した場合は、変更日・変更内容・理由・確認者・対応結果を記録します。すぐに確認できなかったものは、担当者と確認期限を残します。

過去の変更履歴を確認できるようにすることで、情報が変わった理由や前回の判断を追いやすくします。

IT資産台帳は、最初に一覧を作成するだけでは維持できません。入社、異動、退社、機器の入替え、サービスの追加など、会社のIT環境が変わるたびに情報も変わります。

変更作業と台帳更新を一つの流れにし、定期的に実際の状態と照合することで、判断に使える情報を維持できます。

アーテック福岡では、台帳の作成だけでなく、管理する対象・更新のきっかけ・担当者・棚卸し・変更履歴までを会社のIT環境整備として整えます。